Je bedrijf Systematiseren bespaar 10 uur in 5 stappen

Ben je ondernemer dan heb je vrijwel altijd tijd te kort. Door te systematiseren kun je ca. 10 uur per week aan kostbare tijd besparen. Wil je wekelijks tijd en energie besparen, leer op deze pagina snel hoe ook jij kunt systematiseren.

Heb jij als drukke ZZP’er het gevoel dat je alle kanten op wordt getrokken? Voelen processen en systemen voor het managen van je bedrijf ingewikkeld of overweldigend? Zo ja, dan ben je niet de enige!

Mijn naam is Sander Touw, ik ben de eigenaar van Webcrafter sinds 2018 en sinds 2022 samenwerkingspartner van Positive People. Sinds de start van mijn bedrijf ben ik bezig om mijzelf stap voor stap overbodig te maken in mijn bedrijf. Ofwel, van werknemer in mijn eigen bedrijf door te groeien naar bedrijfseigenaar.

Dit betekent dat ik bezig ben mijzelf uit de dagelijkse werkzaamheden te halen. Een leuke uitdaging, wel met veel obstakels, hindernissen en lessen zelfkennis. Om ervoor te zorgen dat jij niet ook in dezelfde valkuilen trapt deel ik dit artikel met je.

Van vakman naar bedrijfseigenaar

Als ondernemer start je vaak als vakman. Je hebt passie, kennis en ervaring in jouw vakgebied en besluit om voor jezelf te beginnen. Dit betekent dat je vanaf het begin al veel petten op moet hebben waaronder: jouw eigen specialisme, sales, marketing, administratie, klantcontact en vaak nog een aantal.

Veel ondernemers vinden het moeilijk om de overgang te maken van freelance werk naar het runnen van een georganiseerd bedrijf. Het is vaak een hele uitdaging om van specialist of vakman naar bedrijfseigenaar door te groeien. Wat je als freelancer succesvol maakte kan juist een bottleneck worden om als bedrijfseigenaar te werken (Ik weet er alles van 😉 )

Het goede nieuws: het systematiseren van je bedrijf is niet zo lastig als je denkt. In dit artikel deel ik 5 stappen met je die nodig zijn om je bedrijf te systematiseren.

1. Definieer je doelen en doelstellingen

Het is belangrijk om duidelijke en specifieke doelen en doelstellingen te hebben wanneer je iets wilt bereiken in het leven. Het definiëren van deze doelen kan je helpen om gefocust te blijven en je tijd en energie efficiënter te gebruiken.

Zorg ervoor dat je realistische en meetbare doelen stelt, om jezelf een duidelijk pad te geven naar succes.

Vragen om over na te denken en voor jezelf te beantwoorden:

  • Wat kost momenteel veel tijd? Vind ik deze activiteiten leuk?
  • Waar liggen mijn krachten en talenten?
  • Welk werk zou ik willen uitbesteden of delegeren?
  • Als ik een (nieuw) personeelslid zou inhuren, welke functie zou ik dan (als eerste) willen vervullen?

2. Autonoom bedrijf: welke onderdelen van je business kan je systematiseren?

Als ondernemer is het belangrijk om te kijken naar manieren waarop je jouw bedrijf kunt stroomlijnen en optimaliseren. Het doel is namelijk een bedrijf bouwen. Want, laten we eerlijk zijn, veel freelancers hebben geen bedrijf, maar een baan. Dat is niet schaalbaar, niet door te verkopen en soms nog stressvoller en zwaarder dan hetzelfde werk doen in loondienst!

Als jij een ZZP’er bent die graag een bedrijf wilt opbouwen, dan is systematiseren dé manier.

Om een autonoom bedrijf op te bouwen moet je over jouw bedrijf gaan nadenken als een verzameling systemen en processen, opgedeeld in afdelingen (Marketing, Sales, Financiën, etc.) De volgende vraag is dan: welke onderdelen van jouw bedrijf kan je eigenlijk systematiseren?

Dit is een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Het antwoord hierop is niet eenduidig, want het hangt sterk af van de aard van je bedrijf en de processen die daarin plaatsvinden. Toch zijn er bepaalde elementen die bij veel bedrijven geautomatiseerd kunnen worden, zoals marketing en sales. Dit komt omdat die processen bij veel bedrijven (in grote lijnen) hetzelfde zijn.

Door deze processen te automatiseren, kun je efficiënter werken en meer tijd besteden aan de groei van je bedrijf.

  • Actie 1: Omschrijf jouw bedrijf als een verzameling van processen of systemen. Welke afdelingen herken je in jouw bedrijf?

3. Systemen-audit: welke systemen heb je al?

In deze stap gaan we een volledige scan maken van alle systemen die je momenteel (onbewust of onbedoeld) al hebt. Deze stap geeft enorm veel inzicht in de taken en routines die je dagelijks uitvoert.

  • Actie 1: Maak een lijst van alle systemen, checklist, of processen die je bewust of onbewust al hebt in je bedrijf.
  • Actie 2: Maak nu een top 10 van de meest kritieke processen – dit zijn de processen die nodig zijn om jouw bedrijf draaiende te houden. Bijvoorbeeld: Leads genereren, klantenwerk uitvoeren, facturen maken en versturen

Heb je moeite met bovenstaande acties? Probeer je bedrijf dan eens op te splitsen in de volgende afdelingen en noteer per afdeling de 5 meest belangrijke taken/processen. Meest voorkomende ‘afdelingen’ in een ondernemingen:

  • Marketing
  • Sales
  • Operations (uitvoerend werk voor klanten)
  • Finance / Administratie
  • HR
  • Management

Waarschijnlijk houd je zo’n 20 tot 25 systemen over die cruciaal en onmisbaar zijn om jouw bedrijf draaiende te houden.

Bedrijf systematiseren & tijd besparen

Bedrijf systematiseren PDF downloaden

Download gratis dit artikel in pdf vorm om dit artikel op een rustig tijdstip nog eens na te lezen of netjes uit te kunnen printen.

Bedrijf systematiseren artikel gratis downloaden

4. Benodigde software aanschaffen

Veel ondernemers gaan hier de mist in: ze gaan taken delegeren aan een (virtueel) team zonder dat de benodigde tools en software voor handen is. Zonder dat fundament wordt het erg lastig om effectief te delegeren. Je hebt namelijk in deze fase overzicht nodig; wie gaat wat doen en wanneer is het af?

Uit eigen ervaring kan ik de volgende typen software aanraden:

Project Management Software

Met behulp van project- of taak management software kun je gemakkelijk taken toewijzen aan teamleden en de voortgang bewaken. Voorbeelden zijn Asana, Monday.com, Trello & ClickUp.

Bij Webcrafter gebruiken we Asana voor opdrachtomschrijvingen, taakverdelingen en uren registraties. Hierin worden alle taken voor het team genoteerd. Er is zodoende één plek waar men kan kijken om te zien wat er wanneer gedaan moet worden. Zoek je een zo toegankelijk mogelijke tool? Dan kan ik Trello aanraden. Van de hierboven genoemde tools is deze het makkelijkste om te gebruiken.

  • Actie 1: Verdiep je in welke project management software er is en maak een lijst van criteria.
  • Actie 2: Start een trial-versie in de Project Management Software die voldoet aan al jouw criteria

SOP Management Software (sop = standard operating procedures)

Een valkuil waarin ik trapte: je werkwijzen noteren in je project management tool..

In de praktijk blijkt het vaak niet efficiënt om je Standard Operating Procedures (SOPs) te noteren in je projectmanagement software. De reden hiervoor is eenvoudig: project management tools zijn ontworpen om de voortgang van taken te beheren, niet om gedetailleerde procedures op te slaan en bij te houden. Als je SOPs in een projectmanagement tool plaatst, kan dit ten kostte gaan van duidelijkheid en overzicht.

Daarom is het aan te raden om je SOPs op te slaan in een speciale SOP-management software. Deze tools zijn speciaal ontworpen om gedetailleerde instructies te bewaren, te delen en bij te werken. Ze bieden ook zoekfuncties en categorieën, waardoor het gemakkelijk is om specifieke procedures te vinden en op te volgen.

Met specifieke SOP-management software zorg je dus voor een heldere, gestructureerde en efficiënte manier om je bedrijfsprocedures te beheren, wat op de lange termijn veel tijd en moeite kan besparen.

  • Actie 1: vergelijk diverse SOP management tools en maak een criteria-lijst waaraan de software moet voldoen
  • Actie 1: Start een gratis proefperiode bij de geselecteerde SOP-software
  • Actie 3: Begin met het toevoegen van jouw uitgedachte systemen. Plaatst de SOPs in logische categorieën.

Tip: Zolang je nog geen groot team hebt en geen tientallen systemen, werk dan in Google Docs om je systemen en SOPs te delen. Voorlopig kan je daar ook (gratis) mee uit de voeten!

Samenwerking- en productiviteittools

Google Workspace (voorheen G Suite) is een cloudgebaseerd pakket van productiviteitstools, waaronder Gmail, Google Drive en Google Agenda. Het biedt ook samenwerkingsfuncties, zoals gedeelde mappen en documenten. Dit maakt het ideaal voor kleine bedrijven die op zoek zijn naar een efficiënte en veilige manier om documenten te delen, samen te werken en te communiceren met teamleden. Een alternatief is bijvoorbeeld Office 365.

Zodra je met teamleden gaat werken is het erg handig om te investeren in Google Workspace of Office 365, zodat zij hun eigen mail, documenten, agenda etc. kunnen beheren.

  • Actie 1: Overweeg of Google Workspace of Office 365 geschikt is voor jouw bedrijf.
  • Actie 2: Schaf een abonnement aan en begin met het inrichten van je Workspace om samen te werken met je team.

Communicatie-tool

Om taken effectief te gaan delegeren is een tool nodig om (eventueel op afstand) met elkaar te kunnen communiceren. Hier zit enige overlap met Google Workspace, daarmee kan je middels Google Chat en Google Meet ook communiceren met jouw team.

Bij Webcrafter gebruiken we Asana (project management software) voor niet-dringende communicatie die gerelateerd is aan taken en Slack (communicatie-software) voor dringende communicatie, die niet per definitie taakgerelateerd hoeft te zijn.

5. Taken delegeren: waar begin je?

Delegeren is een vaardigheid die cruciaal is voor succesvolle bedrijfseigenaren. Door taken aan andere teamleden toe te wijzen, kunnen leiders hun eigen tijd effectiever beheren en zich richten op belangrijkere taken. Het is belangrijk om te weten hoe je taken naar de juiste persoon kunt delegeren om ervoor te zorgen dat het werk wordt voltooid naar de gewenste kwaliteit en op tijd.

Tip: Prioriteer het delegeren van declareerbare uren

Voor kenniswerkers, zoals consultants, ontwerpers of ontwikkelaars, is het van cruciaal belang om factureerbare uren te maximaliseren. Dit zijn de uren die je rechtstreeks aan klanten factureert. Het delegeren van deze taken kan je helpen om je bedrijf op te schalen en meer inkomen te genereren zonder jouw werkdruk te verhogen. Hier zijn enkele suggesties over welke taken je als eerste kunt delegeren:

  • Eenvoudige klantprojecten: Overweeg om eenvoudige klantprojecten die weinig strategisch denken of specialistische kennis vereisen uit te besteden aan betrouwbare teamleden.
  • Follow-up van klanten: Als je veel tijd besteedt aan het opvolgen van klanten, overweeg dan om dit proces te systematiseren en het aan een teamlid te delegeren. Zij kunnen klanten op de hoogte houden van de voortgang van projecten, vragen beantwoorden en feedback verzamelen.
  • Administratieve taken: Delegeer facturering, planning en andere administratieve taken die wel noodzakelijk zijn, maar geen directe inkomsten genereren.

Door deze taken te delegeren, kun je meer tijd besteden aan het ontwikkelen van nieuwe ideeën, het verbeteren van klantrelaties en het focussen op de groei van je bedrijf. Delegeer echter niet alleen maar om te delegeren; zorg ervoor dat de personen aan wie je delegeert ook de juiste vaardigheden en tools hebben om deze taken succesvol uit te voeren. Hier zijn vijf tips om je te helpen effectief te delegeren.

5 tips om effectief te delegeren

  1. Kies de juiste persoon: Het is belangrijk om de juiste persoon voor de taak te kiezen. Dit betekent dat je de vaardigheden, ervaring, en capaciteiten van elk teamlid moet kennen, zodat je taken kunt toewijzen die passen bij hun sterke punten.
  2. Maak verwachtingen duidelijk: Zorg ervoor dat de persoon aan wie je de taak delegeert, duidelijk begrijpt wat er van hen wordt verwacht. Dit omvat het eindresultaat, de deadline, en eventuele tussenliggende mijlpalen.
  3. Geef de nodige autoriteit: Als je iemand een taak geeft, zorg er dan voor dat ze ook de bevoegdheid hebben om beslissingen te nemen die nodig zijn om de taak te voltooien. Dit geeft hen het vertrouwen en de verantwoordelijkheid om hun werk goed te doen.
  4. Bied ondersteuning en hulpmiddelen: Zorg ervoor dat je teamleden toegang hebben tot alle middelen en informatie die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Dit kan training, advies of specifieke tools en software omvatten.
  5. Controleer regelmatig voortgang, maar voorkom micromanagement: Het is belangrijk om de voortgang van gedelegeerde taken te controleren, maar wees voorzichtig om niet te veel in details te treden. Geef mensen de ruimte om hun werk op hun eigen manier te doen, zolang ze maar voldoen aan de gestelde normen en deadlines.

Door deze tips te volgen, kun je effectief delegeren en ervoor zorgen dat je teamleden zich aangemoedigd en ondersteund voelen om hun taken succesvol te voltooien.

Conclusie van systematiseren

Om van vakman door te groeien tot bedrijfseigenaar is systematiseren noodzakelijk. Een eerste stap is in kaart brengen wat je zou kunnen systematiseren in jouw bedrijf. Vervolgens wil je deze systemen uitwerken en zorgen dat eventuele teamleden hierbij kunnen. Om een soepele samenwerking mogelijk te maken is het handig om te investeren in de benodigde tools, zoals projectmanagement software, SOP management software en software om samen te werken.

Waar loop jij als ZZP’ er tegenaan bij het systematiseren van jouw bedrijf? Deel het hieronder in de comments, dan doe ik mijn best om jouw reactie te beantwoorden!

Over Sander Touw

Sander Touw is de eigenaar van Webcrafter, een online marketing agency en samenwerkingspartner van Positive People, dat zich specialiseert in SEO en website development. Sander wordt enthousiast van SEO, e-mail marketing, time management en procesoptimalisatie. Bij Webcrafter werken ze met vaste pakketten voor vaste prijzen – net iets anders dan het gemiddelde marketingbureau. Door op deze manier te werken heeft Webcrafter afgelopen jaren kunnen opschalen en een team van remote specialisten in dienst dat haar klanten helpt om marketingresultaten te genereren.

Cursus Bedrijf systematiseren & tijd beparen

Cursus systematiseren
In kaart laten brengen hoeveel tijd jij kunt besparen!

Tijdens de cursus ‘systematiseren kun je leren’ ga je aan de hand van opdrachten die wij voor jou uitwerken aan de slag met het systematiseren van je eigen onderneming. Je komt erachter hoeveel tijd je kunt besparen en wat je aan kosten kwijt zou zijn om dit te kunnen realiseren. Daarnaast leer je een berg aan nieuwe kennis die je in jouw ondernemerschap enorm veel tijd en energie besparing zullen opleveren.

Cursus systematiseren details opvragen

We maken van jouw website
een geld verdien machine

Afspraak voorkeur

De brochure wordt naar het ingevulde e-mailadres verstuurd

Nieuwsbrief ontvangen